CMReportNET GİB e-Arşiv Eşleştirme Adımları
CMReportNET GİB e-Arşiv Eşleştirme Adımları
GİB üzerinden görüntülenen gelen e-Arşiv faturaları ile Logo ERP içindeki alış kayıtları aynı iş akışının farklı aşamalarını gösterir. Bir belgenin elektronik ortamda bulunması, işletmenin Logo kaydını tamamladığı anlamına gelmez. CMReportNET içindeki “Gelen Earşiv-GİB Kontrol” ekranı, seçilen ayın belgelerini sorgulayıp kayıt varlığını karşılaştırmak için kullanılır. Bu rehber gerçek ekran alanlarını, eşleştirme anahtarını ve inceleme gerektiren sonuçları açıklar.
e-Arşiv kontrolünün kapsamı
e-Arşiv faturası elektronik ortamda düzenlenen bir fatura türüdür. Bu yazının konusu belge düzenleme veya mevzuat uygunluk denetimi değil, erişilebilen gelen belgelerle Logo kayıtlarını karşılaştırmaktır. eLogo gelen e-Fatura kontrolü ayrı bir akıştır; GİB e-Arşiv ekranının aynı servis ve aynı eşleştirme yöntemini kullandığı varsayılmamalıdır. Doğru kaynak seçimi, yanlış listeyi karşılaştırarak eksik kayıt kararı verilmesini önler.
Kontrole başlamadan önce ilgili Logo firması ve dönemi seçilmelidir. GİB oturumunun da aynı işletmenin belgelerine erişmesi gerekir. Özellikle birden fazla firmayı takip eden muhasebe ekiplerinde firma adını yalnız bir kez kontrol etmek yeterli olmayabilir; firma değiştirildikten sonra yeni sorgunun kapsamı tekrar incelenmelidir. Örnek ekran görüntüsünde giriş alanları ve sonuç listesi boş bırakılmıştır; görsel herhangi bir işletmenin belgesini içermez.
GİB oturumu nasıl açılır?
Ekranda yıl ve ay seçimi, GİB Kullanıcı Kodu, Şifre ve Doğrulama Kodu alanları bulunur. Görsel doğrulama kodunu kullanıcı girer; gerekiyorsa “Yeni Kod” ile yenilenir. Ardından “GİB'den Sorgula” çalıştırılır. Bu süreç kullanıcı oturumu gerektirir. CAPTCHA'nın otomatik aşılması, kullanıcıdan bağımsız sınırsız veri çekilmesi veya GİB servisinin kesintisiz erişim garantisi bu özelliğin parçası olarak sunulmaz.
Yanlış doğrulama kodu, oturumun sona ermesi ya da hizmetin yanıt vermemesi halinde sorgu tamamlanmayabilir. Böyle bir durumda boş listeyi “bu ay hiç fatura yok” şeklinde yorumlamayın. Hata giderildikten sonra sorguyu tekrar çalıştırın. Giriş bilgilerini ekran görüntülerine veya ekip içinde dolaşan çalışma dosyalarına eklemeyin; inceleme çıktısının amacı belge kontrol sonucunu paylaşmaktır.
Karşılaştırmada kullanılan üç bilgi
Güncel GİB karşılaştırma yöntemi, vergi kimliği, fatura numarası ve belge tarihini birlikte kullanır. Vergi kimliği VKN veya TCKN olabilir. GİB fatura numarası, Logo'daki fatura numarası ve belge numarası alanlarıyla karşılaştırılır. Numara başındaki ve sonundaki boşluklar temizlenir, büyük/küçük harf farkı normalleştirilir. Tarihte saat değil gün bilgisi esas alınır. Böylece aynı numaranın farklı tarihte ya da farklı firmaya ait olması gözden kaçırılmaz.
Bu ekranda “Logo'da kayıtlı” sonucu almak, tutarların veya vergi satırlarının birebir denetlendiği anlamına gelmez. Sonuç listesinde toplam tutar, vergiler tutarı, ödenecek tutar ve para birimi bulunabilir; fakat kayıt varlığı eşleştirmesinin anahtarı bu tutarlar değildir. eLogo kontrolündeki UUID önceliğini GİB e-Arşiv eşleştirmesine taşımamak gerekir. Her kontrolün kendi teknik kapsamını bilmek, sonuçlara gereğinden fazla anlam yüklenmesini önler.
Sonuç etiketlerini doğru okuyun
Logo'da kayıtlı
Kimlik, numara ve tarih birleşimiyle tek kayıt bulunmuştur. Belgeyi yeniden girmek yerine gerektiğinde içeriğini kontrol edin. Kayıtlı olması; doğru hesap, masraf merkezi veya vergi uygulaması kullanıldığının otomatik onayı değildir.
Logo'da kayıtlı değil
Aranan anahtarla eşleşme bulunamamıştır. Önce yanlış firma veya dönem seçimini, vergi numarası eksikliğini, belge numarasının farklı alana yazılmasını ve tarih farkını araştırın. Sonuç ancak bu incelemeden sonra gerçekten eksik belge olarak sınıflandırılmalıdır.
Eşleşme belirsiz veya eksik bilgi
Birden fazla aday varsa sistem bunu belirsiz eşleşme olarak ayırır. Gerekli kimlik, numara veya tarih bilgisi eksikse kontrol tamamlanmış sayılmaz. Bu satırları normal kayıtlı ya da kayıtsız toplamına zorla eklemek yerine ayrı inceleme listesinde tutun. Belirsizlik, doğrudan mükerrer kaydı silme talimatı değildir.
Adım adım aylık kullanım
İlk olarak firma ve dönemi seçin; ardından kontrol ekranında yıl ve ayı belirleyin. GİB girişini tamamlayarak sorguyu başlatın. İşlem sonunda önce “Tümü” görünümünü inceleyin; sonrasında “Kaydedilenler” ve “Kaydedilmeyenler” seçenekleriyle listeyi daraltın. Belirsiz sonuçları kaçırmamak için yalnız kaydedilmeyenler filtresiyle yetinmeyin. Ekrandaki Excel ve PDF seçeneklerini, ekiple paylaşılacak kontrol çıktısı için kullanabilirsiniz.
Bir satırı araştırırken fatura numarasını, VKN/TCKN bilgisini ve tarihi birlikte not alın. Logo'da belgeyi bulduğunuzda mevcut kaydı düzeltmenin mi yoksa yeni kayıt açmanın mı uygun olduğuna muhasebe ekibi karar vermelidir. Düzeltme sonrasında aynı kapsamla sorgulamayı tekrarlayın. Önceki sonuç listesi ile yenisini karşılaştırmak, çözümün gerçekten etkili olup olmadığını gösterir. İlk çalışmanın dosyasını değiştirip üzerine yazmak yerine tarihli çıktı saklamak takip açısından daha anlaşılırdır.
Örnek: numara doğru, tarih farklı
Örnek bir belgede tedarikçi kimliği ve fatura numarası aynıdır; ancak Logo kaydının tarihi bir gün farklı girilmiştir. Üçlü anahtar tam eşleşmediği için belge kayıtlı değil görünebilir. Bu durumda yeniden fatura girmek mükerrer kayıt oluşturabilir. Önce mevcut belge bulunur, tarih farkının nedeni incelenir ve gerekiyorsa normal yetkili düzeltme süreci uygulanır. Sonraki sorguda tek eşleşme oluşması, kontrolün beklenen sonucudur.
Başka bir senaryoda aynı kimlik, numara ve tarih iki Logo kaydında bulunur. Sistem bunu kesin bir tek kayıt gibi göstermemelidir; belirsizlik ayrı değerlendirilir. Bu yaklaşım muhasebe ekibinin olası tekrarları fark etmesini sağlar, fakat hangi kaydın korunacağına karar vermez. Belge geçmişi ve bağlantılı işlemler görülmeden otomatik silme yapılmamalıdır.
Sık sorulan sorular
Sorgu fatura kaydı oluşturur mu?
Hayır; anlatılan akış sorgulama ve kayıt varlığı karşılaştırmasıdır. Yeni fatura girişi normal Logo sürecinde yapılır.
Tutar farklıysa neden kayıtlı görünebilir?
Bu kontrolün eşleştirme anahtarı kimlik, numara ve tarihtir. Tutar ve vergi doğruluğu için belgeyi ayrıca incelemek gerekir.
Belirsiz satırlar kaydedilmeyen belge midir?
Kesin olarak öyle denemez. Eksik bilgi veya birden fazla aday varsa önce nedenini araştırın; doğrudan yeni kayıt açmayın.
Kontrol ne sıklıkla yapılmalı?
İşletmenin belge yoğunluğuna göre haftalık takip ve ay sonu kapanış öncesi tekrar uygulanabilir. Aynı kapsam ve tarihli çıktılarla çalışmak, ekipler arası takibi kolaylaştırır.
Ürün ve ilgili rehberler
CMReportNET ürün tanıtımı üzerinden kapsamı inceleyebilir, CMReportNET Desktop kurulum dosyasını resmi dağıtım adresinden indirebilirsiniz.
