CMReportNET Otomatik Rapor Gönderimi: Düzenli PDF E-postaları
CMReportNET Otomatik Rapor Gönderimi: Düzenli PDF E-postaları
Her sabah aynı raporu açmak, tarihini değiştirmek, dosyaya almak ve e-postaya eklemek küçük bir iş gibi görünür. Tekrarlandıkça ekibin dikkatini tüketir. CMReportNET Otomatik Rapor özelliği, uygun raporları belirlenen filtre ve zamanlama kurallarıyla PDF olarak e-postaya dönüştürmek için bu rutini düzenler.
Önce gönderilecek raporu netleştirin
Otomatik gönderimde ilk karar saat değildir. Önce kimin hangi bilgiye, hangi kapsamda ihtiyaç duyduğunu belirlemek gerekir. Yönetim özetiyle operasyon listesini aynı alıcı grubuna göndermek yerine ayrı ihtiyaçlar için ayrı kurallar oluşturmak daha anlaşılır sonuç verir.
Otomatik Rapor ekranında erişiminize açık raporlar arasından seçim yaparsınız. Rapor seçenekleri ve desteklenen alan filtreleriyle kapsamı düzenlersiniz. Kural adını “Rapor 1” gibi belirsiz bırakmak yerine raporu ve kullanım amacını anlatacak şekilde yazmak, ileride bakım yapmayı kolaylaştırır.
Tarih seçimini önizlemede kontrol edin
Tekrarlanan raporlarda tarih kapsamı önemlidir. Sabit bir aralıkla her çalışmada değişmesi beklenen dönem aynı sonucu üretmez. Kullandığınız rapora uygun tarih seçimini yapın ve Önizleme üzerinden kayıtları kontrol edin. Önizleme, e-posta göndermeden rapor sonucunu incelemek için kullanılır.
Ardından alıcı listesini belirleyin. Kayıtlı e-posta adreslerinden doğru kişileri seçin; gereksiz alıcıları eklemeyin. Rapor içeriğinin kullanıcı ve veri erişim koşullarıyla uyumlu olması, kurulumun ayrılmaz parçasıdır.
Zamanlama ve e-posta metni
Periyot ile ilk gönderim zamanını tanımlayın. Ekrandaki ilk gönderim alanı Türkiye saatine göre çalışır. E-posta metnini düzenleyerek alıcıya raporun neyi kapsadığını açıklayabilirsiniz. Firma, dönem veya kayıt sayısı gibi desteklenen alanlar, iletinin daha kolay anlaşılmasına yardımcı olur.
Kuralı kaydettikten sonra ilk gerçek gönderimin sonucunu kontrol etmek iyi bir başlangıçtır. PDF'nin doğru dönemi içerdiğini ve beklenen adrese ulaştığını doğrulayın; yalnız kuralın kaydedilmiş olmasını teslimatın kanıtı saymayın.
Program kapalıyken çalışır mı?
Bilgilendirme servisi, gerekli yapılandırma sağlandığında masaüstü programı kapalı olsa da gönderimi yürütebilir. Bunun için bilgisayarın açık, ilgili servisin çalışır ve veri/e-posta bağlantılarının erişilebilir olması gerekir. Bilgisayarın kapalı olmasıyla program penceresinin kapalı olması aynı şey değildir. Bu koşulları sağlayarak tekrar eden rapor işini daha düzenli bir sürece bağlayabilirsiniz.
CMReportNET ile devam edin
CMReportNET ürün özelliklerini inceleyin ve işletmenizde kullanmak istediğiniz raporları belirleyin.
