e-Arşiv fatura uygulaması nedir?

e-Arşiv Fatura uygulaması, faturanın mükellef tarafından saklanması gereken nüshasının dijital ortamda hazırlanabilmesini sağlar.

e-Arşiv Fatura nedir?

e-Arşiv Fatura, faturanın mükellef tarafından saklanması gereken nüshasının dijital ortamda hazırlanabilmesini sağlar. Dolayısıyla hem mal/hizmet sağlayıcı hem de son kullanıcı için basılı evrak arşivleme zorunluluğu başta olmak üzere birçok soruna pratik çözüm niteliği taşır. Talep eden müşterilerinize basılı kopyalarını da sunabileceğiniz e-Arşiv Fatura ile ilgili dikkat edilmesi gereken en önemli konu ise Gelir İdaresi Başkanlığı’na sunulması gereken raporlardır. Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilen raporlar, faturanın kesildiği günün bir sonraki günü gece 24:00 a kadar gönderilir.

e-Arşiv Fatura nasıl kesilir?

e-Arşiv Fatura uygulamasının nasıl kesildiğine odaklanmadan önce hangi kitleye gönderilebildiğini bilmekte fayda vardır. Çünkü bu detay, birbiriyle karıştırılan iki uygulama olan e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki en temel farklılığı oluşturur. e-Arşiv Fatura, son kullanıcıya/müşteriye gönderilen bir evraktır. Özellikle e-Ticaret odaklı işletmeler, müşterilerine alışveriş sonrasında e-posta aracılığıyla e-Arşiv Fatura gönderimi yapar. Eğer iş ilişkisi içerisinde olduğunuz kitle içerisinde e-Fatura’ya geçiş yapmamış tüzel kişiler varsa, onlara da e-Arşiv faturası gönderebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura keserken farklı araçlar kullanabilirsiniz. Dilerseniz doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait portala giriş yapıp arşiv faturanızı kolayca oluşturabilirsiniz. Bu yönteme ek olarak özel entegratör kullanımını ya da kendi sisteminizi oluşturmayı tercih edebilirsiniz. GİB portalı üzerinden e-Arşiv faturası oluşturmak, özellikle sınırlı kaynaklara sahip küçük ölçekli işletmelere pratik kullanım avantajı sağlar.

e-Fatura uygulamasının aksine kesilen e-Arşiv, matbu belge olarak basılabilir ve bu baskı resmi kurumlarca geçerli kabul edilir. Serbest format kullanılarak hazırlanabilen e-Arşiv Fatura, ayrıca mali mühür ve zaman damgası ile onaylanıp saklanabilir.

e-Arşiv nasıl kullanılır?

e-Fatura mükellefiyseniz sadece eLogo e-Arşiv'e başvurarak e-Arşiv uygulamasına da geçebilirsiniz. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapmanız gerekmez.

Henüz e-Fatura mükellefi değilseniz e-Arşiv uygulamasının kolaylıklarından yararlanmak için, öncelikle e-Fatura uygulamasına da geçmeniz gerekir.

e-Arşiv Fatura’nın Avantajları Nelerdir?

e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yaparak kârlılığınızı ve iş süreçlerinizdeki verimliliği artırmanıza mümkün kılacak birçok avantaj elde edebilirsiniz. Örneğin:

Maliyetlerinizi Azaltabilirsiniz

Geleneksel yöntemler ile fatura kesmek, belirli miktarda kırtasiye masrafını beraberinde getirir. Özellikle en önemli satış kanalı e-Ticaret olan işletmeler için bu masraflar oldukça yüksektir. e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yaparak baskı maliyetlerinizi kayda değer oranda azaltabilirsiniz. Üstelik iş gücünüzün bir kısmını, fatura kesmek yerine size daha fazla kazanç sağlayacak görevlere atayabilirsiniz.

Basılı Faturaların Arşivlenme Süreci Geride Kalır

Yasalar gereği basılı faturanın belirli süreyle arşivlenmesi zorunludur. İtina ile yürütülmesi gereken bu süreç için alana ihtiyaç duyulur. e-Arşiv Fatura sayesinde arşiv için ekstra yer ayırma zorunluluğu ortadan kalkar.

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz Zorunluluğunun Ortadan Kalkması

Vergi Usul Kanunu gereği, satışları perakende fişleri ile belgelendirecek düzeyde olan tüm mükelleflerin yeni nesil ödeme kaydedici cihaz kullanmaları zorunludur. Geleneksel yazar kasaların işlevlerini POS cihazlarının özellikleri ile birleştiren bu cihazları edinmek için işletmelerin belirli miktarda maliyeti gözden çıkarmaları gerekir. Oysa zamanınızın bir kısmını e-Arşiv Fatura uygulamasına başvuru sürecine ayırarak bütçenizden yeni cihaz almaya pay ayırma zorunluluğuna kolayca son verebilirsiniz.

Hızlı ve Güvenli Gönderim İmkânı

e-Arşiv Fatura programı aracılığıyla müşterilerinize alışverişleri sonrasında oluşturduğunuz evrakları hızlı ve güvenli gönderim imkânına kavuşabilirsiniz. Bazen günler alan gönderim sürecini ve faturanın yerine ulaşıp ulaşmadığı telaşını geride bırakabilirsiniz.

Sorgulama Kolaylığı

e-Arşiv Fatura uygulamasında oluşturulan evrakların doğruluğunu kontrol etmek son derece kolaydır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kullanıma sunulan sorgu sistemini kullanarak dijital belgelerin geçerlilikleri rahatlıkla görüntülenebilir.

Elektronik arşiv çözümü için eLogo’yu tercih ettiğinizde, yukarıda sıralanan avantajlardan çok daha fazlasını deneyimleme ayrıcalığına kavuşabilirsiniz. Yani;

Müşterilerinize e-Posta ve SMS ile Gönderim Yapabilirsiniz

Gönderim sürecini daha da kısaltmak isteyenler, eLogo e-Arşiv Fatura çözümleri ile iki farklı gönderim olanağı yakalar. e-Posta ve SMS ile gönderim özelliğini kullanarak müşterileriniz nerede olurlarsa olsunlar faturalarını anında iletebilirsiniz.

Kolay Entegrasyon İle Adaptasyon Sürecini Kısaltabilirsiniz

eLogo e-Arşiv Fatura çözümleri, işletmeler için önemli bir konu olan adaptasyon sürecini mümkün olan en düşük seviyeye çekecek biçimde tasarlanır. Firmanızda halihazırda kullanımda olan yazılım altyapısına kolayca entegre edilebilir. Hatta personeliniz, kapsamlı eğitim süreci sayesinde uygulamanın kullanımına yönelik tüm bilgileri öğrenme olanağı bulur.